7 erreurs à éviter pour une réunion efficace

7 erreurs à éviter pour une réunion efficace

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Animer un atelier ne se résume pas à gérer la prise de parole des participant·es. En effet, une réunion efficace commence dès que l’idée de la rencontre germe. L’organisation et la préparation, l’introduction, les exercices, les présentations et les supports visuels… tout doit favoriser la communication et inspirer l’innovation.

Je suis facilitatrice d’ateliers depuis près de 10 ans. De rencontre en rencontre, de discussion en discussion, j’ai pris conscience que les groupes manquaient d’outils pour assurer le bon déroulement de leurs échanges et l’atteinte de leurs objectifs. Guidée par les principes du design thinking, j’accompagne les équipes qui souhaitent revoir leurs processus de collaboration et de résolution de problèmes.

Je vous dévoile ici les sept erreurs les plus communes en animation de réunion afin que vous puissiez évaluer votre approche actuelle et optimiser vos prochaines discussions.

Voici 7 erreurs à éviter pour vous assurer des réunions efficaces
Numéro 1

Inviter trop de gens nuira à la réalisation d'une réunion efficace

Planifiez votre rencontre en vous demandant :

Une réunion efficace prend forme bien avant l’heure de la rencontre. À l’envoi des invitations, on influence déjà les résultats de la réunion. Une erreur fréquente? Inviter toute l’équipe sans pousser la réflexion plus loin. En réalité, la quantité de bonnes idées n’est pas proportionnelle au nombre de personnes dans la salle.

  • Quel est l’apport potentiel de chaque collègue?
  • Qui est concerné·e par les enjeux à discuter?
  • Quels points de vue enrichiront les échanges?
  • Les profils sont-ils assez diversifiés?
  • Invitez-vous certaines personnes par habitude?

Pour avancer vers son objectif, une équipe a besoin d’une diversité de perspectives autour de la table. Lorsque j’anime un atelier, les solutions les plus innovantes viennent souvent d’une personne qui ne se trouvait pas sur la liste d’invité·es initiale. Remettez la vôtre en question et laissez-vous surprendre!

Pour une réunion efficace, je recommande de 6 à 12 personnes. Vous pourriez inviter jusqu’à 15 participant·es, mais dépassez uniquement 12 personnes si vous avez la certitude que chacune apporte une valeur unique à la rencontre.

Numéro 2

Une réunion efficace, ce n'est pas de se lancer dans le vif du sujet immédiatement

Commencer une réunion sans prendre quelques minutes pour briser la glace ne vous fera pas gagner de temps, au contraire. Même si ses membres se côtoient au quotidien, même si le temps presse, une équipe a besoin de se déposer avant d’avancer.

  Pour exprimer leurs idées ouvertement, les gens doivent se sentir en confiance. Une activité d’introduction crée le climat de confiance mutuelle essentiel à toute réunion efficace. Plus les participant·es à une rencontre sont à l’aise, plus les pistes de solutions proposées seront innovantes.

Un moment d’introduction permet aussi aux gens de s’engager dans la rencontre. Pourquoi est-ce important? Comme on se sent davantage concerné·e après avoir pris la parole, un exercice de groupe mène à une plus grande prise de responsabilités individuelle et collective.

Choisissez une activité adaptée au contexte. Certaines allument la créativité des participant·es avant un remue-méninges, alors que d’autres sont conçues pour éliminer la nervosité dans un groupe où peu de gens se connaissent.

3 exercices brise-glace pour démarrer une réunion efficace

  1. De mon côté, j’aime beaucoup demander aux participant·es de décrire leur premier emploi. Qu’y ont-ils·elles appris? Ont-ils·elles une anecdote amusante à raconter?
  2. Inviter chaque personne à nommer son état d’esprit est aussi un excellent moyen de commencer une réunion. Selon moi, quand on connaît l’humeur de nos collègues (stressé·es par leur charge de travail, frustré·es d’une présence obligatoire, préoccupé·es par leur enfant malade, etc.), on peut mieux évoluer ensemble en rencontre.
  3. Les deux exercices précédents, en plus de la méthode des six chapeaux d’Edward de Bono, sont mes préférés. J’aime les utiliser lorsque j’anime un atelier, mais surtout les enseigner à tout groupe qui souhaite intégrer de nouvelles pratiques à ses futures réunions.
Numéro 3

Rester vague dans l'objectif de la rencontre est aux antipodes d'une réunion efficace

Avez-vous déjà quitté une rencontre avec l’impression d’avoir perdu votre temps? Sans objectif clair et concret, une discussion peut facilement tourner en rond. Le temps des gens est précieux : tenir une réunion pour tenir une réunion, sans se questionner, est une bien mauvaise idée.

Les gens passent désormais plus de 21 heures par semaine en réunion, un immense investissement en énergie et en argent pour les organisations.

Pour une réunion efficace, réfléchissez à ces 6 questions :

  • Une rencontre est-elle nécessaire?
  • Un échange de courriels serait-il suffisant?
  • Quels sont le meilleur format et la durée idéale de rencontre pour ce projet?
  • Quels résultats doit-on avoir obtenus en fin de réunion?
  • Quelles décisions doivent avoir été prises?
  • Comment prévoit-on y arriver?
Icône représentant la connaissance

Au fil du temps, j’ai constaté que l’intention inspire tout processus de collaboration. Ainsi, on devrait uniquement se réunir lorsqu’une intention ou un objectif nous guide à le faire. En groupe, l’objectif mène la discussion, la recherche de solutions, la prise de décisions et les actions.

Une fois votre objectif défini, communiquez-le aux participant·es. Dès la réception de l’invitation, on devrait connaître la raison de notre présence. Nommer l’objectif en début de rencontre est également crucial, puisque l’on s’assure ainsi de commencer la réunion efficacement.

Numéro 4

Opter pour un modèle de réunion traditionnel ne vous aidera pas à mener une réunion efficace

Tout le monde n’est pas à l’aise de parler devant un groupe : certaines personnes sont introverties, d’autres ont besoin de temps pour réfléchir avant de s’exprimer… Bref, une rencontre où les  participant·es doivent suggérer des idées à tour de rôle n’est pas idéale. Si vous avez pris soin d’inviter ces personnes, c’est que vous valorisez leurs expertises et leurs perspectives. Ne souhaitez-vous pas entendre ce qu’elles ont à dire? Pour une réunion efficace, réfléchissez aux profils des participant·es et variez vos approches pour que chacun·e ait l’occasion d’apporter sa valeur.  

Au cœur de ma formation Expérimentez le design thinking, le principe Ensemble seul (Together alone) de Jake Knapp nous encourage à intégrer des moments de réflexion individuelle aux discussions collectives. Cette stratégie permet à chacun·e d’approfondir ses idées seul·e, en mettant ses propres aptitudes à profit, avant de les explorer en équipe.

Si l’on dialogue en continu, certaines personnes ne s’exprimeront pas et les meilleures idées pourraient être perdues. Les activités individuelles représentent un bon moyen de faire parler les individus qui ont tendance à moins parler et de ralentir ceux qui ont l’habitude de dominer la conversation.

Jake Knapp

«Animer une réunion ou un atelier, c’est donner la parole et être à l’écoute du début à la fin des échanges. Sollicitez l’opinion des gens de différentes manières.»

Numéro 5

Travailler sans outil ni support est une grave erreur pour l'atteinte d'une réunion efficace

Une rencontre sans outil collaboratif ni support visuel peut mener à des discussions interminables, mais aussi à des malentendus qui ralentissent un projet. En design thinking, on invite les gens à montrer leurs idées plutôt qu’à les nommer (de l’expression show, don’t tell). C’est que la communication visuelle, le dessin, par exemple, optimise la transmission d’informations, permettant aux participant·es d’une rencontre de mieux se comprendre.

Personne n’a envie d’entendre « j’imaginais le résultat différemment! » après trois semaines de travail sur un livrable. Pour prévenir cette situation, appuyez-vous sur des outils visuels. On comprend mieux ce que l’on voit et on économise temps, énergie et argent lorsque l’on se comprend.

Icône de l'entraide

Je répète souvent qu’un·e facilitateur·trice est responsable de fournir des outils qui font avancer le groupe vers son objectif. Écrire, créer une carte mentale sur Miro, dessiner, faire un prototype… peu importe la méthode choisie, la communication visuelle est essentielle à une réunion efficace. C’est en commentant, en améliorant et en bonifiant ses premières idées qu’une équipe trouve la solution optimale.

Dépasser la durée prévue ne vous rapprochera pas d'une réunion efficace

Chaque minute d’une réunion efficace doit nous mener vers notre objectif initial. Cependant, gardez en tête que dépasser l’heure de fin planifiée ne vous rapprochera pas de votre but et pourrait créer beaucoup de frustration.

Dès le départ, la durée d’une rencontre doit être claire et gérée avec attention. Plus qu’une question de respect, la gestion du temps est au cœur des questions de productivité en contexte professionnel. Si l’on emploie les bons outils, on peut accomplir beaucoup de choses dans un temps limité. Une équipe qui avance vite ressent en effet un sentiment d’accomplissement qui la pousse à se réaliser encore davantage.

Lorsque j’anime une rencontre, on me demande parfois pourquoi je limite la durée de certains exercices. C’est une approche du design thinking : laisser peu de temps à un groupe pour certaines actions le mène plus rapidement au passage à l’action. Le tout se fait évidemment toujours dans l’écoute et l’empathie.

Dans l’ABC du design thinking, j’aborde plusieurs principes clés, notamment celui de l’exécution sans viser la perfection (Jake Knapp), et des outils performants pour atteindre vos objectifs sans vous éterniser en rencontre.

Omettre de conclure votre réunion

Si vous terminez un atelier de deux heures et en annoncez un autre pour définir les livrables et déterminer les actions à entreprendre, votre rencontre n’était pas nécessaire. C’est simple : chaque rencontre doit se conclure par une ou des décisions plutôt que par une ouverture à poursuivre la discussion la semaine suivante.

Réservez un moment avant l’heure de fin prévue pour :

  • Résumer la discussion;
  • Répéter les décisions prises;
  • Confirmer les actions attendues de chacun·e;
  • Réitérer les échéances;
  • Évaluer la rencontre;
  • Déterminer si l’objectif a été atteint.

Les membres de l’équipe doivent repartir de la rencontre en sachant ce qu’ils·elles ont à faire. De plus, assurez-vous d’effectuer un dernier tour de table pour leur donner l’espace de s’exprimer et de poser une dernière question. Même si vous manquez de temps, n’ignorez jamais cette étape essentielle : sans conclusion, les gens restent sur leur faim et ne repartent qu’avec un sentiment d’accomplissement partiel.

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Vous reconnaissez-vous dans les sept erreurs décrites? Quel conseil désirez-vous mettre en pratique en premier? Laissez-vous inspirer par l’approche du design thinking et vos rencontres d’équipe gagneront en productivité!

Pour explorer les notions et les outils du design thinking plus en profondeur, optez pour l’une de mes formations de groupe. Vos collègues et vous vivrez une expérience d’apprentissage interactive et concrète. Surtout, vous repartirez avec des bases solides pour rendre votre prochaine réunion efficace, stimulante et innovante.

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