Comment l’Université du Québec – Siège social a transformé sa vision du développement durable en plan d’action
Comment l’Université du Québec – Siège social a transformé sa vision du développement durable en plan d’action
Comment transformer une vision de développement durable en plan d’action mobilisateur ? L'UQ - Siège social a relevé ce défi grâce à une démarche de design sprint.
Découvrez comment les participantes et participants ont cocréé un plan concret et engageant en une journée seulement.
Client : UNIVERSITÉ DU QUÉBEC (UQ) – SIÈGE SOCIAL
Mon mandat en bref
Le défi
Entamer un processus collaboratif de réflexion stratégique sur la démarche de développement durable de l’Université du Québec – Siège social, dans l’objectif de rédiger un plan d’action concret.
Le résultat
Une vision claire et un prototype de plan d’action en développement durable qui guideront l’Université du Québec – Siège social dans ses initiatives pour les trois prochaines années.
En développement durable, on travaille souvent avec des concepts et des idées assez larges. Nous avions besoin d’être accompagnés pour transformer notre vision en plan d’action concret, qui donne envie aux gens de le réaliser.
Le contexte
Repenser la stratégie, ensemble
On ne voulait pas que ce soit un plan qui reste dans un tiroir. On avait besoin d’embarquer les gens et de les motiver à passer à l’action.
À propos de l'Université du Québec
Véritable socle économique, scientifique et social pour le Québec, l’Université du Québec compte 10 établissements d’enseignement supérieur et de recherche qui offrent plus de 1400 programmes d’études répartis aux 3 cycles d’études sur l’ensemble du territoire québécois (dans près de 40 municipalités).
Le modèle unique de l’Université du Québec permet de réunir à son siège social une équipe réseau qui, au service des établissements, a pour rôle de soutenir la collaboration et la concertation, conjuguer des efforts et des moyens et déployer une expertise de pointe.
La solution
Une journée intensive pour obtenir un plan mobilisateur
Le pari : réunir une diversité de personnes lors d’une journée de sprint afin de faire émerger une vision commune et des actions concrètes. Des hésitations initiales ont émergé : « Une journée, est-ce que ce sera suffisant ? On mobilise beaucoup de monde… On ne voulait pas que ce soit un coup d’épée dans l’eau », se demandait monsieur Hudon, en amont. Mais les attentes ont finalement été dépassées et la formule intensive a été adorée : « L’équipe avait des attentes modérées, mais elles ont été dépassées. On est ressortis avec des résultats concrets et une dynamique d’action », témoigne-t-il.
Le format intensif a même permis d’impliquer non seulement le comité de développement durable, mais aussi des membres du personnel issus de différentes directions. Cette synergie a ouvert la porte à différentes personnes afin d’analyser les obstacles auxquels elles font face, mais aussi d’élaborer leur propre vision du développement durable sans se contraindre d’un cadre préexistant.
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Ma démarche en trois temps
Comprendre les réalités internes en profondeur
Faire preuve d’empathie et savoir se mettre à la place de ses parties prenantes sont des compétences
essentielles lorsque nous souhaitons amorcer une démarche de design thinking. Ainsi, avant même la tenue de l’atelier, des entrevues individuelles ont été tenues avec cinq personnes : trois membres du personnel professionnel, un membre du personnel de soutien et une cadre pour représenter des points de vue différents.
Une synthèse des informations collectées pendant ces entretiens individuels a été présentée lors de l’atelier, dans le respect de la confidentialité des échanges. Cette synthèse a permis à l’équipe de se mettre à la place de ses différentes parties prenantes et de formuler différentes hypothèses sur ce que ces dernières pensent, ressentent, considèrent comme des difficultés ou des opportunités dans la démarche de développement durable de l’UQ – Siège social.
Cocréer un prototype
La journée d’atelier a été parsemée d’activités pour aider l’équipe à réfléchir collectivement sur les éléments qui leur permettent d’avancer dans leur démarche de développement durable, sur les obstacles qui la freinent et sur les parties prenantes impliquées. Ce processus a permis d’initier une discussion sur leur vision du projet afin de s’aligner vers un objectif commun, tout en identifiant les problèmes à surmonter pour le réaliser. Une personne experte a également été invitée en début d’après-midi afin d’aborder la thématique de la mobilité durable, un sujet que le groupe souhaitait mettre au cœur de son plan d’action.
Nous nous sommes ensuite lancés dans la réalisation collective d’un prototype de plan d’action en développement durable, proposant des pistes de solutions concrètes et porteuses. Grâce à cette journée bien remplie, chaque personne impliquée dans la démarche a pu repartir avec le sentiment d’avoir contribué à cette œuvre collective.
J'ai fort apprécié l'animation de Marie-Andrée, qui s’est assurée de la participation active de chaque personne tout au long de l'atelier.
Tester et affiner
Après l’atelier, j’ai recueilli des rétroactions à travers huit entretiens de parties prenantes ciblées pour vérifier si les axes stratégiques, les objectifs et les actions envisagées tenaient la route.
Ces consultations, combinées à mon expérience de facilitatrice, m’ont permis d’élaborer une liste de recommandations concrètes destinées aux membres du comité de développement durable pour réviser et bonifier leur prototype de plan d’action avant de le déployer.
La conclusion
Miser sur l’intelligence collective
En misant sur la collaboration et l’implication des parties prenantes, l’Université du Québec – Siège social a su mobiliser l’ensemble de l’organisation et créer un plan porteur pour guider leurs actions des trois prochaines années. Cette journée intensive a permis à l’équipe de prendre le pas de recul nécessaire pour passer de la vision à l’action et maximiser les chances de succès de son projet.
Marie-Andrée nous a fait réaliser qu’il vaut mieux se mettre dans l’action rapidement que de faire un plan dans les moindres détails. Que les gens vont plus facilement adhérer au plan s’ils savent qu’il sera en constante évolution selon les besoins. Et maintenant, c’est moi qui répète ce même message aux gens que je rencontre pour les motiver à passer de la réflexion à l’action.
Et maintenant?
Vous aussi, vous souhaitez créer votre plan d’action en développement durable ? Que vous soyez au service d’une institution publique, d’une PME ou d’un OBNL, un design sprint peut vous aider à passer rapidement à l’action. Parlez-moi de votre projet!
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