Comment le siège social de l’Université du Québec a transformé sa vision du développement durable en plan d’action

Comment le siège social de l’Université du Québec a transformé sa vision du développement durable en plan d’action

Équipe de travail faisant un atelier de cocréation | «Un design sprint pour créer son plan de développement durable» - Article de blogue | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

Comment transformer une vision de développement durable en plan d’action mobilisateur ? Le siège social de l’Université du Québec a relevé ce défi grâce à une démarche de design sprint.

Découvrez comment les participantes et participants ont cocréé un plan concret et engageant en une journée seulement.

Client : UNIVERSITÉ DU QUÉBEC (UQ) – SIÈGE SOCIAL

Mon mandat en bref

Le défi

Entamer un processus collaboratif de réflexion stratégique sur la démarche de développement durable du siège social de l’Université du Québec, dans l’objectif de rédiger un plan d’action concret.

Le résultat

Une vision claire et un prototype de plan d’action en développement durable qui guideront le siège social de l’Université du Québec dans ses initiatives pour les trois prochaines années.
Avatar pour témoignages - Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

En développement durable, on travaille souvent avec des concepts et des idées assez larges. Nous avions besoin d’être accompagnés pour transformer notre vision en plan d’action concret, qui donne envie aux gens de le réaliser.

Le contexte

Repenser la stratégie, ensemble

Au départ, le comité de développement durable du siège social de l’Université du Québec souhaitait bâtir son plan à l’interne. Mais au fil des multiples rencontres, le besoin d’un changement de stratégie s’est imposé pour accélérer les choses et s’assurer d’une implantation optimale à tous les niveaux de l’organisation.

On ne voulait pas que ce soit un plan qui reste dans un tiroir. On avait besoin d’embarquer les gens et de les motiver à passer à l’action.

Le choix s’est donc porté sur une démarche de design sprint pour clarifier la vision collective et cocréer un plan d’action en développement durable qui parle à toute l’organisation.

Qu'est-ce que l'Université du Québec?

Formant la plus grande université francophone en Amérique, l’Université du Québec (UQ) soutient dix établissements universitaires à travers le Québec :

  • Université du Québec à Montréal (UQAM)
  • Université du Québec à Trois-Rivières (UQTR)
  • Université du Québec à Chicoutimi (UQAC)
  • Université du Québec à Rimouski (UQAR)
  • Université du Québec en Outaouais (UQO)
  • Université du Québec en Abitibi-Témiscamingue (UQAT)
  • Université TÉLUQ
  • École de technologie supérieure (ÉTS)
  • École nationale d’administration publique (ENAP)
  • Institut national de recherche scientifique (INRS)

Le siège social joue un rôle stratégique dans la coordination et le soutien des initiatives de ces établissements universitaires, notamment en matière de développement durable.

La solution

Une journée intensive pour obtenir un plan mobilisateure

Le pari : réunir une diversité de personnes lors d’une journée de sprint afin de faire émerger une vision commune et des actions concrètes. Des hésitations initiales ont émergé : « Une journée, est-ce que ce sera suffisant ? On mobilise beaucoup de monde… On ne voulait pas que ce soit un coup d’épée dans l’eau », se demandait le secrétaire général de l’Université, Martin Hudon, en amont. Mais les attentes ont finalement été dépassées et la formule intensive a été adorée : « L’équipe avait des attentes modérées, mais elles ont été dépassées. On est ressortis avec des résultats concrets et une dynamique d’action », témoigne-t-il.

Le format intensif a même permis d’impliquer non seulement le comité de développement durable, mais aussi des membres du personnel issus de différentes directions du siège social de l’Université du Québec et de son réseau. Cette synergie a ouvert la porte à différentes personnes afin d’analyser les obstacles auxquels elles font face, mais aussi d’élaborer leur propre vision du développement durable sans se contraindre d’un cadre préexistant.

Portrait de Marie-Andrée Roy - Blogue - Comment et pourquoi je suis devenue facilitatrice | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

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Ma démarche en trois temps

Numéro 01 gris | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

Comprendre les réalités internes en profondeur

Faire preuve d’empathie et savoir se mettre à la place de ses parties prenantes sont des compétences
essentielles lorsque nous souhaitons amorcer une démarche de design thinking. Ainsi, avant même la tenue de l’atelier, des entrevues individuelles ont été tenues avec cinq personnes : trois membres du personnel professionnel, un membre du personnel de soutien et une cadre pour représenter des points de vue différents.

Une synthèse des informations collectées pendant ces entretiens individuels a été présentée lors de l’atelier, dans le respect de la confidentialité des échanges. Cette synthèse a permis à l’équipe de se mettre à la place de ses différentes parties prenantes et de formuler différentes hypothèses sur ce que ces dernières pensent, ressentent, considèrent comme des difficultés ou des opportunités dans la démarche de développement durable du siège social de l’UQ.

Numéro 02 gris | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

Cocréer un prototype

La journée d’atelier a été parsemée d’activités pour aider l’équipe à réfléchir collectivement sur les éléments qui leur permettent d’avancer dans leur démarche de développement durable, sur les obstacles qui la freinent et sur les parties prenantes impliquées. Ce processus a permis d’initier une discussion sur leur vision du projet afin de s’aligner vers un objectif commun, tout en identifiant les problèmes à surmonter pour le réaliser. Une personne experte a également été invitée en début d’après-midi afin d’aborder la thématique de la mobilité durable, un sujet que le groupe souhaitait mettre au cœur de son plan d’action.

Nous nous sommes ensuite lancés dans la réalisation collective d’un prototype de plan d’action en développement durable, proposant des pistes de solutions concrètes et porteuses. Grâce à cette journée bien remplie, chaque personne impliquée dans la démarche a pu repartir avec le sentiment d’avoir contribué à cette œuvre collective.

J’ai apprécié que tout le monde participe activement dans le groupe. Marie-Andrée s’est assurée tout au long de la journée que tout le monde prenne sa place et ait la chance de donner son opinion.

Équipe de travail faisant une session de brainstorming | «Un design sprint pour créer son plan de développement durable» - Article de blogue | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking
Numéro 03 | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

Tester et affiner

Après l’atelier, j’ai recueilli des rétroactions à travers huit entretiens de parties prenantes ciblées pour vérifier si les axes stratégiques, les objectifs et les actions envisagées tenaient la route. 

Ces consultations, combinées à mon expérience de facilitatrice, m’ont permis d’élaborer une liste de recommandations concrètes destinées aux membres du comité de développement durable pour réviser et bonifier leur prototype de plan d’action avant de le déployer.

Couverture du rapport suite au Design Sprint de l'Université du Québec | «Un design sprint pour créer son plan de développement durable» - Article de blogue | Marie-Andrée Roy, Services conseil et Design Thinking

La conclusion

Miser sur l’intelligence collective

En misant sur la collaboration et l’implication des parties prenantes, le comité de développement durable du siège social de l’Université du Québec a su mobiliser l’ensemble de l’organisation et créer un plan porteur pour guider leurs actions des trois prochaines années. Cette journée intensive a permis à l’équipe de prendre le pas de recul nécessaire pour passer de la vision à l’action et maximiser les chances de succès de son projet.
Avatar pour les témoignages -

Marie-Andrée nous a fait réaliser qu’il vaut mieux se mettre dans l’action rapidement que de faire un plan dans les moindres détails. Que les gens vont plus facilement adhérer au plan s’ils savent qu’il sera en constante évolution selon les besoins. Et maintenant, c’est moi qui répète ce même message aux gens que je rencontre pour les motiver à passer de la réflexion à l’action.

Et maintenant?

Vous aussi, vous souhaitez créer votre plan d’action en développement durable? Que vous soyez au service d’une institution publique, d’une PME ou d’un OBNL, un design sprint peut vous aider à passer rapidement à l’action. Parlez-moi de votre projet!

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